JEDNOLITY EUROPEJSKI
DOKUMENT ZAMÓWIENIA

Obowiązek elektronicznego przekazywania JEDZ

Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) 2016/7 przewiduje, że co do zasady jednolity dokument zamówienia ma formę elektroniczną. Obowiązek elektronicznego przekazywania tego dokumentu (oświadczenia własnego Wykonawcy) został odroczony do 18.04.2018.

Od tej daty wszystkie państwa członkowskie UE muszą umożliwić wykonawcom składanie JEDZ w formie elektronicznej i drogą elektroniczną.

Co to oznacza?

Ten aspekt reguluje ustawa Pzp (2016) implementująca DYREKTYWĘ PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY 2014/24/UE Art. 10a pkt. 1 określa że JEDZ ma być przekazywany za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Czy mogą to być dowolne środki? Nie.

Wymagania wobec nich określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie to jest skutkiem zapisu w art. 10g ustawy Pzp.

Art. 15 ustawy nowelizującej Prawo zamówień publicznych (2016) w pkt 2 mówi wprost: Przepis art. 10a w zakresie jednolitego dokumentu zamówienia stosuje się od dnia 18 kwietnia 2018 r. co oznacza, że JEDZ oraz ewentualne jego wyjaśnienia i uzupełnienia muszą być przekazywane do Zamawiającego drogą elektroniczną spełniającą odpowiednie wymagania.

Nie jest to z pewnością poczta e-mail!

Wszelkie pozostałe obowiązkowe elementy komunikacji elektronicznej (oferty, wnioski, oświadczenia…) będą obowiązkowo przekazywane elektronicznie dopiero od 18.10.2018, choć trzeba pamiętać, że w zakresie dokumentów i oświadczeń innych niż oferty i wnioski o udział w postępowaniu, Wykonawcy przysługuje prawo przekazywania ich w formie elektronicznej i drogą elektroniczną przed 18.10.2018 jeżeli tylko Zamawiający ustalił kanał elektronicznej komunikacji.

Jak podpisać elektroniczny JEDZ?

Zgodnie z art.10a pkt 5 JEDZ musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie wchodzi tu w grę profil zaufany ePUAP. Wykonawca może wygenerować JEDZ w formacie PDF a następnie podpisać go podpisem kwalifikowanym w formacie PAdES i przekazać elektronicznie Zamawiającemu.

Od 18.04.2018 do 17.10.2018 obowiązek elektronicznej komunikacji jest zawężony tylko Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ)

Jak należy rozumieć obowiązek elektronicznej komunikacji?

Wbrew wielu informacjom pochodzącym głównie od komercyjnych podmiotów ale nie tylko, mamy do czynienia z obowiązkową elektroniczną komunikacją a nie z elektronizacją zamówień publicznych.

Na czym polega różnica?

Pojęcie elektronizacji zamówień oznacza cały złożony proces od pomysłu na zakup czy inwestycję lub usługę aż do realizacji umowy. Czyli wszystkie fazy obejmujące wewnętrze działania zamawiającego (planowanie, agregacja, szacowanie, podział, opis, komisja, wybór trybu, wszczęcie postępowania, komunikacja z wykonawcą w trakcie postepowania, udzielenie zamówienia, realizacja umowy). Takie przedsięwzięcie jako dalszy cel jest z pewnością słuszne, ale jest potężnym wyzwaniem dla organizacji i wymaga sporo czasu na wdrożenie. Jest też kosztowne.

Nie ma także pewności, że przyjęty model okaże się łatwy i przyjazny – nie da się tego ocenić przez pryzmat prezentacji systemu. Wdrożenie może też czasowo utrudniać pracę działu zamówień. Dodajmy do tego całkiem nowe prawo zamówień w przygotowaniu…które może sprawić, że wdrożony system kompleksowej elektronizacji nie będzie kompatybilny z prawem.

Tymczasem przepisy narzucają nam wyłącznie obowiązkową komunikację elektroniczną miedzy stronami postepowania. I ten aspekt pozostanie niezmienny nawet po nowelizacji Pzp. Obejmuje to przekazywanie przez obie strony np. ofert, dokumentów i oświadczeń Wykonawcy oraz wezwań ze strony Zamawiającego do uzupełnień lub wyjaśnień tych dokumentów.

W tym zakresie wypowiada się także Dyrektywa UE:

Motyw 52 preambuły dyrektywy

…Należy również sprecyzować, że obowiązkowe stosowanie elektronicznych środków komunikacji na mocy niniejszej dyrektywy nie powinno jednak zobowiązywać instytucji zamawiających do elektronicznego przetwarzania ofert, ani wprowadzać obowiązku elektronicznej oceny lub automatycznego przetwarzania. Ponadto zgodnie z niniejszą dyrektywą żaden element procesu zamówień publicznych po udzieleniu zamówienia nie powinien być objęty obowiązkiem stosowania elektronicznych środków komunikacji; obowiązek ten nie powinien też dotyczyć wewnętrznej komunikacji w obrębie instytucji zamawiającej.

Od 18.04.2018 do 17.10.2018 obowiązek elektronicznej komunikacji jest zawężony tylko Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ)

Co to jest JEDZ?

Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) 2016/7 ustanawiające standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia zostało opublikowane 6 stycznia 2016. Obowiązuje w Polsce od 18 kwietnia 2016 roku.

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia to absolutna nowość na rynku zamówień publicznych w całej Unii. Ustawodawca unijny postanowił uprościć życie wykonawcom. Ustanowił jeden, taki sam wzór dokumentu dla wszystkich krajów UE. Ten dokument to swego rodzaju zbiorcze oświadczenie dotyczące sytuacji wykonawcy i zastępuje wszelkie dotychczasowe oświadczenia.

Koniec z własną produkcją wzorów oświadczeń przez zamawiających i wykonawców w postepowaniach powyżej progu unijnego.

Czy jest to uproszczenie? Wykonawcy dostali formularz zawierający ok. 150 pól do wypełnienia, w tym wiele szczegółowych, opisowych. To nie wygląda optymistycznie. Ten serwis pomaga w prawidłowym wygenerowaniu formularza JEDZ i jego elektronicznym przekazaniu.

JEDZ a przepisy krajowe

JEDZ jest dokumentem unijnym a Wykonawca powinien wiedzieć jak czytać poszczególne zapisy w JEDZ. Niektóre przepisy dyrektywy nie zostały implementowane a w innych miejscach polski ustawodawca wprowadził własne rozwiązania. Do prawidłowego wypełnienia JEDZ jest potrzebna znajomość znowelizowanej ustawy PZP oraz wielu przepisów, na które ustawa się powołuje. Niniejszy materiał ma pomóc w prawidłowym wypełnieniu formularza.

Od 18.04.2018 do 17.10.2018 obowiązek elektronicznej komunikacji jest zawężony tylko Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ)

Dla kogo JEDZ?

Oczywiście dla wykonawcy. Ale nie tylko. Także dla każdego członka konsorcjum co jest w zasadzie oczywiste, ale także dla podwykonawców, którzy pomagają spełnić tzw. warunki udziału.

Kto wypełnia JEDZ?

Dokument JEDZ wypełnia wykonawca adresując go do konkretnego Zamawiającego i konkretnego postępowania. A podwykonawcy?

Kiedy składamy JEDZ?

JEDZ składany jest z ofertą lub wnioskiem o udział w postępowaniu ale bez dokumentów potwierdzających.

Jakie grupy oświadczeń zawiera JEDZ?

Dokument ten będzie potwierdzał, że dany wykonawca:

  • nie powinien zostać wykluczony z postępowania,
  • spełnia warunki udziału w postępowaniu,
  • spełnia dodatkowe kryteria kwalifikacji podmiotowej ustanowione w celu ograniczenia liczby potencjalnych wykonawców w danym postępowaniu.

Skąd wiadomo co wypełnić w JEDZ? Czy zawsze wszystkie pola?

JEDZ zawiera pola obligatoryjne i dodatkowo fakultatywne. Jest ich łącznie ok. 150 ale może być mniej lub więcej w zależności od sytuacji wykonawcy i wymagań Zamawiającego

Rola Zamawiającego w przygotowaniu JEDZ

Zamawiający przygotowuje JEDZ określając w pierwszej części podmiot/instytucję zamawiającą oraz dane o postępowaniu. Zamawiający określa także niektóre dodatkowe podstawy wykluczenia, kryteria selekcji i warunki udziału – te wymagania znajdą się w SIWZ i stanowią podstawę do żądania by określone pola w JEDZ zostały wypełnione.

Kiedy i w jaki sposób wykonawca składa dokumenty potwierdzające oświadczenia zawarte w JEDZ?

Dokumenty potwierdzające oświadczenia zawarte w JEDZ zostaną ew. zażądane przez zamawiającego w stosunku do Wykonawcy, którego oferta zostanie oceniona najwyżej czyli od potencjalnego zwycięzcy. Potencjalnego, bo po weryfikacji dokumentów może się okazać że jednak nie. Co wtedy robi Zamawiający?

Czy ważne jest źródło z którego pochodzi formularz JEDZ?

Dla postępowania jest ważne tylko by złożony dokument był zgodny z wzorcem Komisji (UE) i zawierał wszystkie przewidziane w nim pola.

Od 18.04.2018 do 17.10.2018 obowiązek elektronicznej komunikacji jest zawężony tylko Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ)